Zarafa WebApp

go Pro WebApp - Benutzerhinweise

Mit der Zarafa WebApp, welche als Webclient für go Pro zur Verfügung steht, haben Sie immer und überall Zugriff auf Ihre Daten und Sie können alle (aus Outlook) bekannten Funktionen im vollen Umfang nutzen, unabhängig vom verwendeten Betriebsystem. Einzige Voraussetzung ist ein Internetzugriff via Browser. Wir empfehlen die Verwendung von Firefox, Chrome, Chromium

Unter www.exigo.ch gelangen Sie mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort in die go Pro WebApp.

 

Funktionen in der Zarafa WebApp

 

 

Teilnehmer einladen

Zu einem Termin können Sie weitere Teilnehmer einladen und go Pro versendet eine entsprechende Terminanfrage per E-Mail. Die eingeladenen Personen können Ihre Teilnahme bestätigen oder absagen.

Es gibt 2 Möglichkeiten wie eine Termineinladung erfasst werden kann.

Sie erstellen direkt eine neue Termineinladung (erst auf das kleine Dreieck klicken):

dann können Sie Personen zu dem Termin über die Spalte "An:" hinzufügen.

2. Möglichkeit ist, wenn Sie sich bereits in einem Termin befinden, können Sie über "Teilnehmer einladen" aus einem privaten Termin eine Termineinladung machen.

Es erscheint ein Feld "An" wo Sie die E-Mailadressen der gewünschten Teilnehmer eintragen können (Analog zum Versenden eines E-Mails). Zum Versenden der Termineinladung klicken Sie "Senden".

 

Kalender oder andere Elemente freigeben

Sie möchten jemandem aus Ihrer Organsiation Ihren Kalender oder einen anderen Ordner (E-Mail Ordner, Kontakte usw.) freigeben.

Sie können zuerst in der linken Ordnerliste über den Knopf "Alle Ordner anzeigen" sich alle Ordner Ihres Postfaches in der Liste anzeigen lassen.

Klicken Sie in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf "Kalender" bzw. auf das gewünschte Element und wählen Sie Eigenschaften.

Wählen Sie den Reiter "Berechtigungen" und klicken Sie auf "Hinzufügen". Es öffnet sich eine Liste mit allen Personen aus Ihrer Organisation. Wählen Sie die gewünschte Person aus.

Nun können Sie der Person ein Berechtigungsprofil zuordnen. Die dazugehörenden Berechtigungen, welche die Person in Ihrem Kalender mit dem entsprechenden Profil hat, werden Ihnen im unteren Teil angezeigt.

 

Verschiedene Kalender Ansichten

Die Zarafa WebApp bietet umfangreiche Ansichten und Einstellungsmöglichkeiten für Kalender.

Sie können z.B. Kalender nebeneinander oder "übereinander" anzeigen.

Hier 2 Kalender nebeneinander:

und hier die 2 Kalender übereinandergelegt:

Sie können zwischen der nebeneinander / übereinander - Ansicht wechseln. Klicken Sie dazu einfach auf den schwarzen Pfeil nach rechts / links.

Wenn die Kalender übereinander liegen, können Sie mit einem Klick auf den Reiter (z.B. Kalender von Retus Sgier) diesen in den Vordergrund bringen, d.h. der 2. Kalender zeigt die Termine heller dargestellt an.

 

Sie können beliebig viele Kalender zu Ihrem hinzufügen und anzeigen lassen. In der linken Ordnerliste können Sie durch einen einfachen Klick auf einen Kalender diesen aktivieren oder deaktivieren:

 

Stellvertreterfunktion

In Ihrer Abwesenheit oder generell können Sie eine oder mehrere Stellvertreter aus Ihrer Organisation bestimmen. Sie können einem Stellvertreter unterschiedliche Berechtigungen für Ihre Daten zuweisen.

Oben rechts in der WebApp wählen Sie bitte "Einstellungen".

Anschliessend finden Sie im Menü links dann den Menüpunkt "Stellvertreter".

 

Rechts finden Sie den Knopf "Hinzufügen". Es öffnet sich dann entsprechend das globale Adressbuch und Sie können Ihren Stellvertreter wählen.

und anschliessend können Sie die entsprechenden Berechtigungen auf den Posteingang vergeben:

Nun wird sowohl eine Berechtigung auf den Ordner Posteingang gesetzt, als auch die Berechtigung "im Namen dieser Person" E-Mails zu versenden.

Hier können Sie die jeweilgen Berechtigungen für die verschiedenen Bereiche vergeben. Es stehen Ihnen folgende Berechtigungsstufen zur Verfügung.

Besitzer

Alle Rechte

Sekretärin

Elemente erstellen, bearbeiten, löschen aber keine Berechtigungen an andere vergeben

Nur Lesen

Alle Elemente einsehen aber keine Bearbeitungen

Kein

Keine Rechte

 

WICHTIG: Speichern Sie unbedingt Ihre Änderungen durch klicken auf den Knopf "Übernehmen" unten rechts:

 

Sie können nun im "fremden" Namen E-Mail schreiben. Öffnen Sie dazu den Posteingang des Kollegen. Bei einer völlig neuen E-Mail können Sie dann das "Von:" Feld über den ganz rechten Knopf hinzufügen und die E-Mailadresse des Kollegen hinterlegen:

Wenn Sie auf eine E-Mail antworten möchten, wird das Von: Feld automatisch angezeigt und gefüllt.

Sollten Sie öfter E-Mail für fremde Personen schreiben müssen, können Sie in den Einstellungen unter dem Menüpunkt "Senden als" die Adressen/Personen hinzufügen. "Übernehmen" unten rechts zum speichern nicht vergessen!

Anschliessend steht ihnen im E-Mail Editor im Feld "Von:" unter dem kleinen Dreieck eine Liste der ausgewählten Adressen bereit.


 

Öffentliche oder zusätzliche private Ordner erstellen

Die Ordnerliste in der go Pro WebApp gliedert sich in mindestens zwei Bereiche. Der erste Bereich ist benannt mit "Posteingang - Ihr Name". Dort finden Sie Ihre privaten Ordner.

In diesem Bereich haben in der Grundeinstellung nur Sie mit Ihrem Login Zugriff. Sie können über die Freigabe einzelner Ordner/Elemente oder die Stellvertreterfunktion explizit Berechtigungen für andere in diesem Bereich steuern.

Der zweite Bereich ist benannt mit "Alle Öffentlichen Ordner".

Auf Elemente in diesem Bereich haben Grundsätzlich alle Personen in Ihrer Organisation vollen Zugriff. Über die Berechtigungen können Sie den Zugriff aber einschränken.

Wenn Sie Ordner von Kollegen eingebunden haben, tauchen diese zwischen den eigenen und öffentlichen Ordnern auf.

 

Um neue Ordner zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner unter welchem Sie den neuen Ordner erstellen möchten (Beispiel wir ein Ordner unter "Alle Öffentlichen Ordner" erstellt).

Geben Sie dem Ordner einen Namen und geben Sie unter "Ordnerinhalt" an was für eine Art Elemente in diesem Ordner gespeichert werden sollen. Hier stehen Ihnen "E-Mail", "Kontakt", "Aufgabe", "Termin" und "Notiz" zur Verfügung. Mit "OK" wird der Ordner erstellt.

 

 

Automatische Antwort (Abwesenheitsassistent) einrichten

Um eine automatische Antwort z.B. in Ihrer Abwesenheit einzurichten, wählen Sie bitte in der WebApp oben Rechts über Einstellungen den Menüpunkt "Abwensend" die Einstellungen dazu:

 

Hier können Sie Ihren Status (an- oder abwesend) wählen und den Text eingeben, der während Ihrer Abwesenheit einmal pro Tag pro Absender versendet wird. Mit "Übernehmen" aktivieren Sie die automatische Antwort.
 

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News

Unsere Linux-Webprodukte werden anfangs 2017 mit neuen Features ausgestattet.

Die Produkte erhalten neue Namen (web bronze, silber, gold) und auf dem web bronze steht dann neu auch eine MySQL-Datenbank zur Verfügung.Für die Produkte silber und gold können kostenfreie Let's Encrypt SSL Zertifikate integriert werden.

Weitere Details finden Sie im Newsbeitrag.

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Zusätzlich zu unseren News haben wir einen Blog eingerichtet.

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Für einen erweiterten Mailschutz, werden ab dem 31.03.2016 alle Mails mit Anhängen des Typs u.a. .exe, msi, .zip, .rar mit einer Warnung im Betreff des Mails markiert

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