Arbeiten mit der cloud space WebApp

Der Arbeitsbildschirm

Die Webapplikation von Nextcloud dient als einfache Möglichkeit, von überall auf seine Daten zuzugreifen.

Cloud Space - Startbildschirm

Nach dem ersten Login erscheint ein Startbildschirm, welcher Links zur Desktopapplikation und zur MobilApp für Android und iOS enhält. Weiterhin sind verschiedene Links enthalten. Deaktivieren Sie den Bildschirm mit einem Klick rechts oben auf das "X".

 

Benutzeransicht Cloud Space

Nach dem Login erscheint nun die Standardansicht.

  1. Hier sehen Sie Dokumente und Ordner die entweder von Ihnen erstellt oder von anderen mit Ihnen geteilt wurden. In der Übersicht können Sie wie im Dateiexplorer Ihres Betriebssystemes navigieren. Beim anklicken eines Ordners oder Dokumentes können Sie diesen auch löschen.
  2. Mit den verschiedenen Filtern können Sie die Ansicht beinflussen. Zum Beispiel sehen Sie wenn Sie "Mit Dir geteilt" auswählen, rechts in der Übersicht nur die Inhalte, welche andere Personen mit Ihnen geteilt haben.
  3. Wenn Sie in der Cloud Space Ordner oder Dokumente löschen, landen diese im Papierkorb, auf den Sie unter "Gelöschte Dateien" Zugriff haben. Darin enthaltene Inhalte können Sie entweder vollständig löschen oder Wiederherstellen. Bitte beachten Sie, dass Inhalte im Papierkorb automatisch gelöscht werden, wenn der für die gesamte Cloud Space Instanz zugeteilte Speicher unter einen gewissen Wert fällt. Verlassen Sie sich bitte nicht darauf, dass Sie endlos lange auf von Ihnen aus der Hauptübersicht gelöschte Inhalte zugreifen können.
  4. Hier können Sie von der Listenübersicht (wie im Screenshot) in eine Galerieübersicht wechseln. Diese macht z. B. bei Bildern/Fotos Sinn.
  5. Mit einem Klick auf das "+" ist es möglich neue Inhalte anzulegen. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
    Datei hochladen - Eine oder mehrere Dateien vom lokalen Rechner in die Cloud Space Instanz hochladen
    Neuer Ordner - Erstellt einen Ordner
    Neue Textdatei - In Nextcloud ist ein einfacher Texteditor enthalten. Mit Neue Textdatei legen Sie eine neue Datei an und Sie können diese direkt im Editor verändern. Über diesen Texteditor können auch mehrere Personen an einer Datei arbeiten, sofern die Berechtigung dafür erteilt wurde.
  6. Teilen von Inhalten - sie weiter unten eine detailliertere Beschreibung
  7. Zusätzliche Verwaltung der Inhalte - sie weiter unten eine detailliertere Beschreibung

 

Teilen von Inhalten

Das Teilen, oder auch freigeben von Inhalten für andere Benutzer und externe Presonen ist eine der Hauptfunktionalitäten der Cloud Space. Alle folgenden Informationen gelten sowohl für einzelne Dateien als auch Ordner.

 

Cloud Space - Teilen von Inhalten

Mit einem Klick auf Teilen-Symbol in der Dateien-/Ordnerliste öffnet rechts davon ein Untermenü. Im Beispiel wurde auf den Standardmässig angelegten Ordner Documents geklickt.

  1. Teilen - Unterhalb ist ein Feld (Name, Federated-Cloud-ID oder E-Mail-Adresse...) wo der Empfänger eingeben werden kann. Als Empfänger kann ein Name (Benutzer in der Cloud Space Instanz), eine Gruppe (in Cloud Space angelegte Gruppe), E-Mail-Adresse (an diese Adresse wird eine Standard-E-Mail mit der Zugriffsmöglichkeit gesendet) oder eine Federated-Cloud-ID (andere Nextcloud Instanz auf die Sie Zugriff haben) eingegeben werden.
  2. Link teilen - Wenn Sie dies auswählen, wird ein Link generiert. Diesen können Sie mit einem Klick auf das ganz rechts angezeigte Icon in die Zwischenablage kopieren und z. B. in einer E-Mail einfügen. Jeder, der diesen Link besitzt, hat Zugriff auf die geteilte Information. Die Rechte können wie in 3. beschrieben gesetzt werden. Detaillierte Berechtigungen für den Ordner/die Datei können nachdem ein Empfänger ausgewählt wurde, eingestellt werden. Siehe dazu Beschreibung anschliessend an diese Auflistung.
  3. Berechtigungen für den über Link geteilten Inhalt
    Schreibgeschützt ist standardmässig ausgewählt und bedeutet, dass ein Zugriff nur lesend möglich ist.
    Hochladen und Bearbeiten erlaubt, ermöglicht dem Empfänger einen lesenden und schreibenden Zugriff auf das Dokument / den Ordner.
    Dateien ablegen (nur Hochladen) ermöglicht das Hochladen in einen freigegebenen Ordner, der Überschreiben von Dokumenten ist allerdings nicht möglich.
    Passwortschutz - Es kann zusätzlich für den Zugriff ein Passwort gesetzt werden, ohne dass kein Zugriff möglich ist. Dies ist bei allen 3 Berechtigungsstufen möglich.
    Setze ein Ablaufdatum - Gewährt Zugriff nur bis zum eingestellten Datum. Danach wird der Link automatisch deaktiviert.
  4. Tags - Um ein leichtes Wiederfinden und gleichzeitige Markieren der Dokumente nach selbst definierbaren Stichwörten (Tags) können Sie hier frei definierbare Begriffe erfassen. Diese sind auch für die Personen mit denen die Inhalte geteilt werden sichtbar und somit auch nutzbar.
  5. Aktivitäten - Zeigt eine Chronologische Auflistung, was mit dem Dokument gemacht wurde.
    Historie von Cloud Space Inhalten
  6. Kommentare - Es können Kommentare zum Inhalt hinterlegt werden, die von anderen Benutzern sichtbar sind. Darüber können Diskussionen über den Inhalt geführt werden.
    Cloud Space - Kommentare zu Inhalten

Detailliertere Berechtigungen für geteilte Inhalte mit Benutzern oder Gruppen

Cloud Space - Teilen an intere Benutzer oder Gruppen

Wenn mit internen Kollegen oder Gruppen geteilt wird, erscheint nach der Auswahl dieser (im Beispiel die Gruppe Verkauf) die Berechtigung. Standardmässig ist ein Vollzugriff eingestellt. Dieser kann wie im Screenshot sichtbar detailliert eingestellt werden. Auch ist das Setzen eines Ablaufdatums möglich.
Sollen gegebene Freigaben aufgehoben werden, ist dies für jede einzelne mit einem Klick auf "Freigabe aufheben" möglich.

 

Wiederherstellen von Inhalten aus "Gelöschte Dateien"

Wenn Dateien oder Ordner gelöscht wurden, befinden Sie sich wie oben beschrieben zuerst im Papierkorb mit dem Namen "Gelöschte Dateien".

Cloud Space - Dateien wiederherstellen

Sie erhalten Zugriff auf den Papierkorb wenn Sie unten links "Gelöschte Dateien" anwählen.

Um nun Ordner oder Dateien wiederherzustellen, klicken Sie die gewünschten an, diese werden dann mit einem Häkchen markiert. Anschliessend können Sie mit einem Klick auf "Wiederherstellen" diese wieder aktivieren. Mit einem Klick oben link auf "Alle Dateien" kommen Sie wieder zu Ihren normalen Dokumenten.

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