Mit go Xchange stehen umfangreiche Groupwarefunktionen zur Verfügung. Alle hier gezeigten Funktionen werden in den Screenshots im Outlook durchgeführt. Im OWA sind identische Schritte durchführbar. Unterschied zwischen Outlook und Browser ist hauptsächlich die Optik.
Folgende Funktionen sind hier beschrieben:
Die EiInrichtung der Stellvertreter Funktion ist in der Online Hilfe von Outlook detailliert beschrieben.
Im Screenshot sehen Sie die Freigabe eines Kalenderordners. Dies funktioniert auf dem identischen Weg auch für Kontakte oder E-Mailordner.
Gehen Sie auf Kalender, klicken mit der rechten Maustaste auf den Ordner (hier Kalender) und wählen dann Eigenschaften aus.
Wählen Sie aus dem geöffneten Globalen Adressbuch den oder die entsprechenden Benutzer aus, klicken auf HInzufügen und dann auf OK.
Bei Berechtigungsstufe können Sie ein Berechtigungsschema auswählen oder unter den Punkten Lesen, Schreiben, Elemente löschen und Sonstiges auch individuelle Berechtigungen vergeben.
Wechseln Sie in den Kalender. Dort wählen SIe in der Menüleiste Kalender öffnen und dann Freigegebenen Kalender öffnen... aus.
Klicken Sie im kleinen geöffneten Fenster "Freigegebenen Kalender öffnen" auf "Name". Es erscheint das Globale Adressbuch. Dort gehen SIe auf den Benutzer, der Ihnen einen Ordner freigegeben hat und klicken auf OK.
Der Kalender wird nun automatisch geöffnet und synchronisiert. Auf der linken Seite sehen SIe den eingebundenen Kalender des Benutzers Demo Benutzer. Wenn Sie den Haken vor Demo Benutzer entfernen, können Sie die Ansicht es Kalenders kurzzeitig abschalten. Wenn Sie den Haken wieder setzen wird er wieder angezeigt.
Die Öffentlichen Ordner können Sie alle anzeigen lassen, in dem Sie sich alle Ordner anzeigen lassen. Im Outlook 2013 und 2016 gibt es in der unteren Menüleiste "...", dort können Sie auf Ordner klicken.
In der linken Ordnerliste tauchen nun die Öffentlichen Ordner auf. Unter "Alle Öffentlichen Ordner" gibt es für Ihre go Xchange Organisation (hier im Beispiel "mawetestexchange") einen Sammelordner, in dem SIe mit der rechten Maustaste - Neuer Ordner neue Ordner anlegen können.
Sie können nun einen Namen vergeben und auswählen, um welche Art von Ordner (E-Mail, Kalender, Kontakte usw.) es sich handeln soll. Öffentliche Ordner sind standardmässig von allen Kollegen sichtbar. Sie können aber über einen Klick mit der rechten Maustaste auf den Ordner, Eigenschaften und dann Berechtigungen diese individuell anpassen.
Für die go Xchange Organisation angelegte Ressourcen sind automatisch so konfiguriert, dass SIe Termineinladungen automatisch annehmen und so im Kalender anzeigen und von allen Benutzern als freigegebenen Ordner angezeigt werden können.
Erfassen Sie eine neue Besprechung, fügen alle Benutzer hinzu und wählen die entsprechende Ressource aus, und fügen diese in der Spalte "Ressourcen" hinzu.
Sie erhalten kurz nach der Einladung eine E-Mail der Ressource, das der Termin angelegt wurde. Wenn SIe den Kalender Ordner der Ressource öffnen, sehen Sie den eingetragenen Termin.