Groupwarefunktionalität

Im go Pro stehen umfangreiche Groupwarefunktionen zur Verfügung. Alle hier gezeigten Funktionen werden in den Screenshots im Outlook durchgeführt. Im OWA sind identische Schritte durchführbar. Unterschied zwischen Outlook und Browser ist hauptsächlich die Optik.

Folgende Funktionen sind hier beschrieben:

Freigabe und öffnen von fremden Ordnern (Kalender, Kontakte usw.)
Öffentliche Ordner
Buchung von Ressouren (z. B. Sitzungszimmer)
Einrichtung und Nutzung der Stellvertreter Funktion


Freigabe und öffnen von fremden Ordnern (Kalender, Kontakte usw.)

 

Freigabe eines Ordners

Im Beispiel wird der Kalenderordner freigegeben.

go Pro - Kalenderfreigabe 1

Wenn im Posteingang der Haken bei "Alle Ordner anzeigen" gesetzt ist, sehen Sie nicht nur Mailordner sondern alle anderen auch. Hier können Sie nun mit der rechten Maustaste auf Kalender gehen, und dann "Eigenschaften" auswählen.

Kalender Berechtigung vergeben

Nun in den Reiter "Berechtigungen" wechseln. Mit einem Klick auf "Hinzufügen" kann nun ein Benutzer aus dem Globalen Adressbuch ausgewählt werden. Anschliessend werden entweder über ein Profil oder über die individuelle Auswahl der Rechte die Rechte auf den Ordner für den Benutzer vergeben.

 

Freigegebenen Ordner öffnen

Freigegebenen Kalender öffnen

Um einen freigegebenen Ordner zu öffnen, wechsel Sie in den Kalender und wählen SIe "Gemeinsame Kalender öffnen" aus. Bei E-Mailordnern ist es der Knopf "Gemeinsame E-Mails öffnen". Im nun sich öffnenden Dialog klicken Sie auf "Name:" im wählen im globalen Adressenbuch den entsprechenden Kollegen aus. Anschliessend wird nach dem Klick auf "Ok" der Kalender geöffnet.

 

Kalender geöffnet

In der Ordnerliste können Sie nun den geöffneten Kalender aktivieren und auch wieder deaktivieren.


Öffentliche Ordner

In den öffentlichen Ordnern können alle Arten von Ordnern (E-Mail, Kalender usw.) angelegt werden, die grundsätzlich jedem zur Verfügung stehen. Dies bedeutet, ein Öffentlicher Order der angelegt wurde, kann von jedem Organisationsmitglied lesend und schreibend genutzt werden.

Es gibt aber die Möglichkeit dies einzuschränken.

Öffentlicher Ordner anlegen

Um einen neuen Ordner anlegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Alle öffentlichen Ordner und dann auf Neuer Ordner.

Öffentlicher ORdner anlegen 2

Als erstes ist ein Name zu vergeben. Anschliessend kann unter "Ordner enthält" ausgewählt werden, um welche Art von Ordner es sich handeln soll. Hier im Beispiel ist Kalender ausgewählt.

Berechtigung Öffentlicher Ordner

Wie bei allen anderen Ordner auch, kann mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Öffentlichen Ordner, Eigenschaften im Reiter Berechtigungen der Zugriff eingeschränkt werden. Dazu ist ein Benutzer auszuwählen. Anschliessend kann wie gewohnt die Berechtigung vergeben werden. Soll der Ordner dem Kollegen NICHT angezeigt werden, muss der Haken bei "Ordner anzeigen" entfernt werden. Das Profil "Keine Rechte" bedeutet zwar, das man auch nicht den Inhalt sehen kann, allerdings wird der Ordnername angezeigt. Besonders schützenswerte Ordner sollten so versteckt werden.

 


Buchung von Ressouren (z. B. Sitzungszimmer)

Um eine Ressource zu buchen, erstellt man eine neue Terminanfrage.

Termineinladung mit Ressourcen

Klicken Sie auf "An:", es öffnet sich das globale Adressbuch. Wählen Sie die gewünschte Ressource aus, und fügen Sie diese der Einladungsliste unter "Ressource:" hinzu. Dann bekommen Sie, wenn die Ressource verfügbar ist, eine Information, das die Ressource gebucht wurde. Der Termin ist dann automatisch im Kalender der Ressource eingetragen.


Einrichtung und Nutzung der Stellvertreter Funktion

Stellvertreter können E-Mails in Ihrem Auftrag versenden. Falls Sie lediglich Freigaben für Ihr Postfach erstellen wollen, ohne jemandem das Recht in Ihrem Auftrag zu senden zu erteilen, gehen Sie bitte in die Eigenschaften des jeweiligen Ordners.

Stellvertreter

Um einem Kollegen Stellvertreter Berechtigungen zu geben, gehen Sie über Einstellungen und wählen aus dem linken Menü Stellvertreter aus.

Nun können SIe mit "Hinzufügen..." aus dem globalen Adressbuch den entsprechenden Kollgen auswählen. Dieser erscheint dann in der Liste und es öffent sich das Berechtigungsfenster. Hier können Sie nun (in aller Regel für Posteingang) entsprechende Berechtigungen setzen.
Der Kollege bekommt nun sowohl Lese/Schreibberechtigung auf den Ordner (je nachdem was vergeben wurde) und ist in der Lage Mails im Auftrag von zu schreiben/beantworten.

Nachdem die Berechtigungen mit "Ok" bestätigt wurden, muss die Änderung noch im System durch einen Klick auf "Übernehmen" gespeichert werden.

 

Der Benutzer Demo, welcher in Beispielfalle nun die Berechtigung bekommen hat, als Stellvertreter zu arbeiten, kann sich nun über

Einstellungen Senden Als

"Einstellungen" - im linken Menü "Senden als" auswählen eine oder mehrere Adressen anlegen, mit denen er noch Mails versenden möchte. Dazu über "Adressbuch..." den Kollegen auswählen und mit "Übernehmen" speichern.

 

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