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E-Mails lokal archivieren im Outlook Classic

Um Speicherplatzbeschränkungen einzuhalten, kann es sinnvoll sein, ältere E-Mails aus Ihrer Mailbox in ein lokales Archiv zu verschieben.

Dadurch wird Speicherplatz auf dem Mailserver freigegeben, während die archivierten E-Mails weiterhin im Outlook verfügbar bleiben.

1. Lokales Archiv erstellen

Outlook öffnen. Start → Neue Elemente → Weitere Elemente → Outlook-Datendatei
Einen Speicherort wählen, beispielsweise: Dokumente\Outlook-Dateien
Einen verständlichen Namen vergeben, etwa: Archiv-09-2026.pst
OK wählen.

Links im Outlook erscheint nun ein zusätzlicher Bereich, beispielsweise Archiv-09-2026.

Dieser Ordner liegt lokal auf Ihrem Computer und wird nicht per IMAP oder Exhange synchronisiert.

2. Archivordner verwenden

Verzeichnisse erstellen, optional

Mit der rechten Maustaste auf Archiv-09-2026 klicken und beispielsweise folgende Ordner erstellen:

Posteingang
Gesendet
Kunden
Projekte
Newsletter

Es kann hilfreich sein, die gleiche Ordnerstruktur wie im E-Mail-Konto zu erstellen. Auf eine Ordnerstruktur zu verzichten kann jedoch die Archivierungsaufwände reduzieren.

Nachrichten verschieben

Im Postfach die gewünschten Nachrichten markieren.
Mit der rechten Maustaste darauf klicken.
Verschieben → Anderer Ordner - den Ordner oder einen Ordner innerhalb von Archiv-09-2026 auswählen.
Alternativ können Sie die markierten Nachrichten mit der Maus in den lokalen Archivordner ziehen.

Dadurch werden die Nachrichten: in die lokale PST-Datei übertragen; anschließend aus dem IMAP-Ordner und damit vom Mailserver entfernt.

Ergebnis kontrollieren

Bevor Sie alle Nachrichten verschieben: Einige archivierte Nachrichten öffnen, auch solche mit Anhängen.
Über Webmail kontrollieren, ob sie dort tatsächlich nicht mehr im ursprünglichen Ordner liegen.
Den Papierkorb beziehungsweise Gelöschte Elemente leeren.
Erst das Leeren des Papierkorbs gibt auf vielen Mailservern den Speicherplatz endgültig frei.

Automatische lokale Archivierung

Im Outlook Können Sie ältere Nachrichten automatisch in eine PST-Datei verschieben lassen

Datei → Optionen → Erweitert
Unter AutoArchivierung auf Einstellungen für AutoArchivierung klicken.
AutoArchivierung alle xx Tage aktivieren.
Beispiel:
alle 14 Tage ausführen.
Elemente archivieren, die älter als 12 Monate sind
als Zieldatei Ihre lokale E-Mail-Archiv.pst auswählen.
Mit OK bestätigen.
Für einzelne Ordner können Sie über Rechtsklick auf den Ordner → Eigenschaften → AutoArchivierung eigene Zeiträume einstellen.